【ビジネス英語】ビジネスメールの書き方講座

英語でビジネスをしていると、避けて通れないのがメール。

日本のメールと英語のメールは書き方が少々異なってきます。

本記事では、英語メールのマナーや表現についてをお伝えします。

失礼のない英語メールのポイント

内容は完結に

英語のメールは、要件が相手に伝われば良いので非常にシンプルです。

正直6行以上のメールだと、非常に長いと感じられるくらい短い文章で完結してしまいます。

相手に言いたいことを伝えることができれば良いので、ひとめで内容がわかります。

日本のビジネスメールの感覚だとフレンドリーすぎじゃないか、と思うくらいがちょうどよいくらいです。

IとWeの使い分けをする。

英語のビジネスメールについては、IとWeの書き分けが必要になってきます。

Iを使う場合→基本的に自分個人の立場として書く場合

Weを使う場合→会社の立場として書く場合

上記がかき分けの基本になりますが、大体は「あなたの会社に対して、私の会社としての見解はこうです」ということを伝えるメールになるため、Weになることを覚えておくと良いです。

謝りすぎはNG

そして、面白いのが、向こうの人はあまり謝らないですね笑

日本人は軽い挨拶のような感覚で謝る方もいらっしゃいますが、英語圏の人にとってはそれは謝りすぎ。正直舐められてしまいます。

さすがに何度も催促をしていて、やっときたメールの返信には謝罪の一言が書かれていましたが、ちょっと返信が遅くなったくらいでは謝らない。

「Thank you for waiting for〜」と謝るということよりも、「待っててくれてありがとう!」という感謝の気持ちが述べられています。

おそらく個人差はあるかとは思いますが、ここが日本との大きな違いを感じたところでした。

さらに、自分の考えやYes/Noははっきりと述べ、わからない点はうやむやにせずきちんと相手に確認することが大切です。

具体的な英語のビジネスメールの書き方

件名を書く時のポイント

件名は

「短く」「簡潔に」「具体的に」

がマスト。

例えば、「Request for meeting」などといった曖昧な表現は避け、具体的な日付やプロジェクト名、何をしたいのかということまでを具体的に記載しましょう。

(例)

Confirmation Request for Meeting on December 15(12月15日のミーティング確認について)

メールの宛名の書き方

要件を書き始める前に、宛先を書くのは英語のメールでも同じ。

基本的なものは下記の内容です。

・初対面の相手には”Dear”をつける。

・敬称のあとは末尾に,「カンマ」をつける。

何度もメールを重ねていくと、Dearではなく、HelloやHiに変わり、名前の記載の仕方もファーストネームに変わることもあります。

(私の実感としては、本当に最初の1−2通目はフルネームの記載でしたが、その次からはファーストネームで書かれることが多いように感じます)

相手のテンションに合わせて宛名を記載していきましょう。

また、最近は日本人と相手をする際は、名前の後ろに「san」をつけることを理解している人も多く、実施してくれる人もいます。

相手が男性(初対面)Dear Mr. ラストネーム,
相手が女性(初対面)Dear Ms. ラストネーム,
性別がわからない(初対面)Dear ファーストネーム ラストネーム,※現在はLGBTQなどの観点からこの記載が一般的です。
ある程度メールを重ねた状態Hello Mr.Johnson,Hello(Hi)  Angela(ファーストネーム),
「さん」付けの場合Hello Michel san,(Michel-san)
特定の部門に送る場合Dear Customer Service,カスタマーサービス御中Dear Marketing Director,マーケティング部長殿
担当者不明の場合To whom it may concern,関係者各位

本文は「結論→詳細→結論」の順番で記載

本文を書く時は結論から書きます。単刀直入にいうのがとても英語らしいですよね。

基本的な形については、

結論(単刀直入に要件を言う)→詳細(具体的な日時や情報)→結論(相手の行動を促す)

です。

日本語のように時候の挨拶や「いつもお世話になっております」という表現はあまり必要はありません。

ですが、あるととても丁寧な印象になります。特に、ある程度メールの回数を重ねていると、週明けに「I hope you had a nice weekend.」と記載されてくるパターンが多かったように思います。

また、「Thank you for sending your e-mail.」(メールを送ってくれてありがとう!)や「Thank you for your reply. 」(返信をくれてありがとう!)という書き出しも非常に使われていました。

結論の書き方

メールの要点になる部分を始めに記載します。相手の立場を考えて、失礼のないように、しかし簡潔

に記載するように心がけましょう。

(例)

Could I ask you to send me the files I requested?

(私がリクエストしたファイルを送ってくれませんか?)

I am writing to confirm my appointment on Dec. 3.

(12月3日のアポイントの確認のためのご連絡です)

Here are the files you requested.

(添付ファイルをご覧ください)

詳細の書き方

多くが冒頭の結論でことが済んでします場合があるため、ほとんどのメールには、この部分の記載がない場合もあります。

ただ、ミーティングの日時や場所などを伝える際は、箇条書きなどを活用して簡潔に見えるように工夫して記載しましょう。

(例)

The details of the meeting are as follows:

■Date and Time: 3 p.m., Wednesday ,Dec. 3

■Venue: Conference Room at Eigo building

■Agenda: Personnel announcement

(日本語訳)

ミーティングの詳細は下記の通りです。

■日時 12月3日(水)午後3時

■会場 英語ビルディングの会議室

■議題 人事発表

最後の結論の書き方

Eメールを締めくくる部分で、用件の確認、念押し、対応を促す、などの働きをします

日本でよく使われる「ご多用のおりとは存じますが」という枕言葉や「すぐにファイルを送って欲しい」の「すぐに」などといった曖昧な表現は使わないようにしてください。

(例)

Could you send me the file by 3PM on Monday, Oct. 10?

I ask for your kind cooperation.

(10月10日の午後3時までにファイルを送ってくれませんか。ご協力のほどよろしくお願いいたします。)

Please confirm your attendance at least 1 day before the meeting.

(会議の1日前までに出席を確認してください)

結び

メールの最後には、クロージングの言葉を記載します。

短い一文を記載するのが一般的。

I am looking forward to seeing you.(あなたにお会いできることを楽しみにしています)

また、親しい間柄になると、週末には最後の文章に「Hope you have a great weekend」と記載するパターンが多いですね(多分、「休むから絶対に連絡してくるなよ」という圧なのかもしれません)。

そして最後に結びと自分の署名で終了です。

(例)※下にいくほど丁寧な表現です。

Thanks,

(自分の名前)

The best,

(自分の名前)

Kind regards,

(自分の名前)

Best regards,

(自分の名前)

Sincerely,

(自分の名前)

英語のメールの署名には、必要に応じて会社名、住所、電話番号、メールアドレスを記載します。

海外に送るメールですので、電話番号やFAX番号の表記は国番号(日本は+81)から表記するようにしましょう。

また住所の表記についても、建物名・番地名・町名・市区町村名・都道府県名・国名の順で記載し、日本との表記が異なりますので注意しましょう。

(名 前)  Saya Manabulog

(役 職)  Writer

(社 名)  Eigo manabu inc.

(建物名)  Hashimoto Bld.

(番地・町名)1-00 Manabu-cho

(都市名)  Shinjuku, Tokyo

(郵便番号) 111-0001

(国 名)  Japan

(電話番号) TEL: +81-1-2345-6789

(FAX番号) FAX: +81-1-2345-6780

       E-mail: knakamura@zsupply.co.jp

まとめ

さて、本日は英語のメールの書き方について簡単にお伝えしました。

日本のメールとは異なりますが、上記を心がけていれば問題ありません。

短く、簡潔に書くことを心がけましょう。